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Comment faire une analyse SWOT - Exemples et Conseils

Cet article explique comment faire une analyse SWOT, avec des exemples et conseils. Il fait partie de la série vidéo Outils pour le manager (ToolBox pour Managers), du projet Waterfall Revenue qui a pour objectif d'aider les salariés à avoir une promotion dans leur entreprise, et de manière générale réussir leur carrière professionnelle et leur vie financière.

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Nous allons voir ce que c'est qu'une SWOT, comment faire une SWOT, quand l'utiliser, les modèles à utiliser, les erreurs courantes, et surtout les retours issus de mon expérience.

Qu'est ce qu'une SWOT?

La matrice SWOT est une représentation visuelle des forces (Strenghs), des faiblesses (Weaknesses), des opportunités (Opportunities) et des menaces (Threats).

Elle s'applique à une entreprise, un département, un service, un domaine de responsabilités, un produit, un projet, etc.

Quand utiliser une matrice SWOT?

IL faut savoir que c'est un exercice plutôt ennuyeux car c'est un classique de la présentation d'entreprise qui a déjà été vu et revu plein de fois.

Ce qu'il faut faire, c'est transformer cette présentation en une opportunité de communiquer intelligemment avec la hiérarchie.

Comment présenter une SWOT?

La manière la plus simple de présenter une SWOT c'est de faire une slide powerpoint avec la matrice. Je recommande un format plutôt sobre, avec 4 cases représentant les Forces, les Faiblesses, les Opportunités et les Menaces.

Je recommande de chiffrer au maximum les éléments écrits dans l'analyse SWOT.

Pour les menaces, il faut plutôt regarder de la concurrence, ou de la réglementation.

Pour les opportunités, il faut inclure ce qui peut augmenter les revenus de l'entreprise, ce qui peut réduire ses coûts, ou encore ce qui peut améliorer ses KPI (Key Performance Indicators) comme par exemple le service client.

S'il y a beaucoup d'éléments dans l'analyse SWOT, il est possible d'utiliser 4 slides, chacune présentant une des quatre cases de la matrice. Mais dans ce cas attention de ne pas traîner en longueur dans la présentation.

Ce qu'il est aussi possible de faire c'est de hiérarchiser les points du plus important au moins important.

Ce qu'il faut retenir c'est que les forces et les opportunités sont des éléments positifs, tandis que les faiblesses et les menaces sont des éléments plutôt négatifs.

Ce que je conseille lors de la présentation c'est de commencer par parler des forces, et de finir par les opportunités, car de cette manière on commence par quelque chose de positif, et termine également sur quelque chose de positif. En termes de communication, ça va beaucoup aider à faire passer le message.

Les forces et les faiblesses sont à rechercher en interne de l'objet étudié dans la SWOT (donc le service, l'aire de responsabilités ou encore le produit).

Les opportunités et les menaces sont à rechercher en externe. Sachant que dans mon exemple les points sont liés à de l'interne, ce qui est académiquement pas le mieux, mais là nous sommes en entreprise et pas à l'école. Donc je dirais que si on a pas trouvé d'opportunités en externe pertinente pour la présentation, mieux vaut aller les chercher en interne que ne pas en avoir du tout.

Exemple de SWOT

Les erreurs courantes

Les erreurs courantes que j’ai pu voir dans ma carrière lors de présentation SWOT sont souvent au niveau des faiblesses. Certaines personnes considèrent cette section comme un terrain pour les règlements de compte et vont dire des choses pas très sympathiques envers d'autres collègues ou d'autres services, ce qui ne fait pas un très bon effet lors de la présentation au top management.

Également ce que je vois souvent, ce sont des collègues qui font le constat de faiblesses dans leur propre organisation mais qui ne sont pas en mesure d'expliquer comment ils vont améliorer les choses. Donc lorsque l'on écrit des faiblesses qui sont dans sa propre zone de responsabilités, il vaut mieux être en mesure de les expliquer, et encore mieux, avoir un plan d'amélioration.

Pour les menaces, ce que j'ai pu voir comme erreur courante ce sont des collègues qui mettent un décision d'un directeur d'un autre service, ou voire la stratégie de la direction de l'entreprise. Ça ne fait pas du tout bon effet, parce que cela montre que l'employé n'est pas 100% aligné avec la stratégie de l'entreprise. Donc pour les menaces, les recherche plutôt en externe, sans être négatif par rapport à d'autres individus de l'organisation.

Conseils issus de mon expérience

Il faut savoir que quand j'étais plus jeune, je traversais l'Atlantique tous les trimestres pour présenter à mon siège social une SWOT sur mon marché. Et à cette présentation assistait la direction générale, et tous les responsables de marché du monde entier. Donc autant dire que des SWOT j'en ai vu pas mal, et j'ai des conseils intéressants à partager.

Au niveau des forces, c'est bien d'avoir quelque chose de consistant à écrire. J'ai vu une fois quelqu'un qui n'avait rien dans cette case. Il n'avait aucune force dans sa SWOT, et autant dire que cela ne donne pas une image très positive de son travail, et cela ne démontre pas une grande confiance dans son organisation, ou dans le produit qu'il est en train de présenter.

Au niveau des faiblesses, il faut utiliser ce moment pour parler comment tu gères les challenges en tant que manager. D'avoir des challenges, des problèmes, est tout à fait normal dans le monde de l'entreprise. L'exercice de la SWOT est une excellente opportunité de démontrer: voilà, j'ai un challenge, voici ce que j'ai fait ou ce que je suis en train de faire pour améliorer cette faiblesse, et cela fait très bon effet auprès du top management.

Au niveau des menaces, c'est le moment de démontrer sa connaissance de l'industrie, du marché, des concurrents. Attention à ne pas mettre des menaces plus lointaines dans le futur, comme par exemple parler d'intelligence artificielle, si elles n'ont pas déjà des applications concrètes dans l'environnement où évolue l'entreprise.

Au niveau des opportunités, pour moi c'est la partie la plus importante car c'est la dernière section qui est présentée, et cela va préfigurer le plan d'action qui peut-être sera présenté juste après la SWOT. C'est un très bon point lorsque l'on sait convertir les opportunités que tu présentes en revenu pour la compagnie. Et c'est encore mieux si tu travailles déjà sur ces opportunités de manière à rapporter plus d'argent rapidement à ton entreprise.

Points importants pour réaliser une analyse SWOT

Ce qu'il faut retenir quand on te demande de réaliser une SWOT dans ta zone de responsabilité, c'est de transformer l'exercice en une opportunité pour communiquer de manière positive avec ta hiérarchie.

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